Gestione del tempo… per una vacanza migliore!

Consigli per le vacanze?

Tutti ne danno in questo periodo: dove andare, cosa mangiare, cosa non mangiare….

Anche io voglio dare il mio contributo, ma non parlando delle vacanze in sè, ma di quello che possiamo fare prima e dopo le vacanze per potere andare e tornare dalle vacanze in modo più sereno.

Vi propongo, perciò, un elenco di piccoli suggerimenti di gestione del tempo. Non tutti sono applicabili a tutte le situazioni… prendete quelli che vi sembrano utili e, se volete, aggiungete i vostri suggerimenti nei commmenti!

Prima:

• svuotate la vostra casella di posta elettronica e fate ordine sulla vostra scrivania. Non portatevi dietro email o documenti ancora da “smistare”.
• alcuni giorni prima della partenza, riguardate il vostro elenco delle cose da fare e decidete quale attività dovete (o volete) completare prima di partire. Fate una lista a parte e guardate solo più quella.
• evitate riunioni o appuntamenti fuori sede i giorni prima, a meno che non siano strettamente urgenti.  Le cose da fare “all’ultimo minuto” salteranno fuori sempre!
• se vi portate dietro il notebook, controllate che l’ultimo backup sia andato a buon fine.
• informate i vostri collaboratori, superiori, clienti (…) dei giorni in cui sarete fuori sede e definite se e come possono contattarvi in caso di (vere) urgenze.
• se avete una posizione di responsabilità, definite chi (e su cosa) potrà prendere le decisioni in vostra assenza.

Dopo:

• non prendete appuntamenti il primo giorno in cui sarete al lavoro, ma tenetevi tutto il tempo necessario per elaborare le email e i documenti che vi saranno arrivati durante la vostra assenza.
• se tornate qualche giorno prima dei vostri colleghi o della riapertura ufficiale dei vostri uffici o aziende, approfittatene per sistemare il vostro archivio e pianificare la ripresa delle attività.
• approfittate dello stato di maggior riposo e energia (si spera!) vostro e dei vostri collaboratori per dedicarvi fin da subito ai progetti e agli obiettivi più importanti.

BUONE VACANZE!

Cosa può nascere da un “cinguettio”

Ho iniziato ad usare Twitter semplicemente per provarlo. Mi piaceva l’idea di scrivere un “tweet” (in inglese cinguettio) di soli 140 caratteri per condividere quello che stavo facendo o pensando. Quando ho iniziato, però, mai avrei immaginato quello che ora vi sto per raccontare.

Diversamente da Facebook (a cui mi sono iscritto non molto tempo dopo), nessuno dei miei amici era presente su questo social network ed allora ho iniziato a seguire gli autori di alcuni blog che leggevo. Scrivendo anche in inglese e scrivendo spesso di tematiche riguardanti la produttività, sono stato “seguito” e ho “seguito” persone cui condivido questo interesse.

Una di queste persone è Jason Womack, residente in California, ex coach della David Allen Company ed ora coach e trainer della Womack Company, fondata insieme alla moglie Jodi. Ho sempre trovato i suoi tweet molto interessanti e motivanti ed abbiamo anche avuto brevi “botta e risposta” su Twitter. Un giorno, poco dopo avere risposto ad uno dei suoi tweet, mi chiede: “Ci possiamo incontrare per un caffè a Venezia?”…. Scopro così che di lì a poche settimane, Jason e Jodi sarebbero stati a Venezia per un corso di formazione per funzionari europei di una banca e avrebbero avuto un paio di giorni liberi e, come loro solito, avrebbero avuto piacere di incontrare persone nuove. Venezia non è proprio a due passi da dove abito, ma decido di accettare. Seguono alcune email, l’invito viene esteso anche ad Alex Reif (autore del blog Strategie Vincenti, conosciuto anche lui su internet) ed alla fine eccoci qui (non solo per un caffè!) a mangiare in una tipica trattoria veneziana e a condividere storie, obiettivi e idee per migliorare noi stessi, il nostro lavoro e le nostre relazioni con gli altri.

da destra: Jodi, Jason, Alex e io

Concludo questo articolo, citando quello che Jason scrive sul suo profilo di Facebook e che mi ricorda la grande importanza di condividere, lavorare e costruire insieme:

For a long time now, I’ve believed, “We’re smarter together.”

p.s. = se volete, potete anche leggere il post di Jason sul suo blog in cui racconta del nostro incontro.

Una piccola idea per oggi

Oggi è venerdì.

Oggi è l’ultimo giorno della settimana, siamo più stanchi e non vediamo l’ora che inizi il week-end, vero?

Voglio darti una idea per concludere la settimana e per iniziare al meglio la prossima.

Prima di lasciare l’ufficio, oggi, prendi un foglio bianco, fai una riga metà e scrivi:

• a sinistra, 3 cose che hai fatto questa settimana al lavoro di cui sei contento (obiettivi che hai raggiunto, progetti che hai completato, nuove relazioni che hai allacciato…)
• a destra, 3 cose che vorresti fare la prossima settimana e che sono importanti per te.

Dopo avere fatto questo, prendi il foglio e mettilo in un cassetto o un in un altro posto che sei sicuro di guardare lunedì quando riprenderei il lavoro.

Goditi il week-end, riposati, passa del tempo con la tua famiglia e i tuoi amici e il lunedì mattina rileggi il foglio che hai scritto, sii soddisfatto per quello che hai fatto nella settimana precedente e concentrati fin da subito sulle cose importanti, che ti faranno ottenere risultati importanti per te!

Complimenti per quello che hai fatto questa settimana e.. buon week-end!

Una piccola cosa sempre apprezzata

Le relazioni e le amicizie non nascono dal nulla, né si sviluppano da sole, ma richiedono tempo, energie e impegno.

Vorremmo vederci di più, sentirci di più.. ma spesso non riusciamo a farlo.

Allora, come possiamo mantenere una relazione nel tempo?

Voglio suggerirti solo una piccola cosa da fare che ti può aiutare in questo:  fare gli auguri ad una persona nel giorno del suo compleanno. Negli anni ho notato come questo sia sempre molto apprezzato dalle persone, soprattutto se fatto con continuità.

E come fare per ricordarsi di farlo… nel giorno giusto?

Il metodo è semplice: scrivilo sulla tua agenda o sul tuo calendario (quello che sei sicuro di guardare tutti i giorni) e così non lo dimenticherai mai! Ci sono software per la gestione del calendario che ti permettono di farlo in automatico (ad esempio, Microsoft Outlook) mettendo la data del compleanno nelle informazioni del contatto. In alternativa, puoi semplicemente farti una lista dei compleanni delle persone di cui vuoi rimanere in contatto nel tempo e prenderti qualche minuto all’inizio di ogni anno per scrivere la data del loro compleanno nella tua agenda.

E’ una piccola cosa, è vero, ma ti posso assicurare che per tutti ricevere “puntualmente” gli auguri nel giorno del proprio compleanno, magari da qualcuno che non si vede da un po’ di tempo, fa veramente molto piacere e può anche essere occasione di riallacciare un dialogo che magari si era perso.

Non fare 10 click di mouse per aprire un file!

Quanto tempo impieghi per aprire un programma o un file in una cartella del tuo pc? 2, 5, 10 secondi? E quante volte lo fai in un giorno, in una settimana… in un anno?

Quanto più usi il pc, quanto più quello che sto per spiegarti ti potrà essere utile, facendoti risparmiare piccoli secondi preziosi.

Ci sono molti software (a pagamento e non) che permettono di aprire velocemente programmi, file, pagine web e anche aggiungere frasi e testi predefiniti senza doverli digitare ogni volta. Ho scoperto, però, un metodo molto veloce, che ti evita di aggiungere programmi al tuo pc. Ti sono necessari solo 5 minuti per impostarlo… ma ne risparmierai molto di più usandolo! Funziona con Windows XP, ma penso non sia cambiato nulla con le versioni successive (se non è così, segnalalo nei commmenti, grazie!).

• Crea un collegamento al file: tasto destro, crea collegamento.
• Rinomina il collegamento, dandogli un nome breve che ti ricorda il file (ad esempio: app)
• Metti questo collegamento in una cartella (ad esempio: C:\Scorciatoie)
• Vai su Pannello di Controllo, Sistema, Avanzate, Variabili d’ambiente, Variabili di sistema
• Aggiungi nuova variabile di sistema. Variabile: “Path”. Valore: “C:\Scorciatoie”.
• Ok, ok…. fino a uscire

Adesso in qualunque cartella o programma ti trovi, puoi andare sul menu di Windows, Esegui (oppure tasto windows + R), digita il nome del collegamento (nel nostro esempio: app), premi invio e…. si aprirà il file di cui hai creato il collegamento. Se crei un collegamento per ogni file che usi frequentemente, potrai aprirli sempre in questo modo, ricordando solo il nome del collegamento (che potrebbe essere, ad esempio, le prime tre lettere del nome del file).

Il passato influenza il futuro (oppure no?)

In economia (…continua a leggere, scriverò qualcosa di molto più “pratico” di quello che puoi pensare!) uno dei concetti più importanti nell’analisi degli investimenti è quello di “costo affondato”. In sintesi, quando si analizza la convenienza di un investimento non devono essere mai considerati i costi sostenuti prima della data in cui si effettua l’analisi, che si dicono appunto “affondati”.

Questo concetto è molto più importante e pratico di quanto possa sembrare da questa definizione teorica.

Ti farò 3 esempi.

1. Sei al ristorante e hai deciso per un bel menù degustazione a prezzo fisso. Dopo 5 portate squisite, arriva un gigantesco e saporito secondo. Ne mangi metà e poi… inizi a sentirsi strapieno. Cosa fai? Cerchi di finirlo perché ti dispiace avanzarlo o ti fermi? Ripensa alla scelta in questi termini. Che tu lo finisca o meno, il prezzo del pasto sarà sempre lo stesso, no? Anche se non hai ancora materialmente pagato, di fatto è un costo affondato. Allora, cosa è meglio? Finire la digestione 10 ore dopo (salvo complicanze….) o sentirsi bene?

2. Ti sei laureato in Medicina, dopo (almeno!) 6 anni di fatiche. Dopo i primi anni di lavoro, però, ti accorgi che dedicarti a quella che è sempre stata la tua passione, scrivere, potrebbe darti molte più soddisfazioni di quello che stai facendo. Cosa fai? Rinunci al tuo sogno perché non vuoi “sprecare” i lunghi anni di studio oppure ti lanci in una nuova avventura? Ripensa alla scelta senza considerare i “costi affondati” degli anni di studio, ma pensa solo al futuro. Hai 2 strade, qual è la migliore per te e per il tuo futuro? Se hai tempo, leggi quello che ha fatto un certo Michael Crichton in una situazione simile.

3. Hai acquistato l’anno scorso due terreni, uno al prezzo di 100.000 € e l’altro al prezzo di 10.000 €. Da poco hai saputo che vicino a quello acquistato al prezzo inferiore, presto verrà costruito un nuovo centro commerciale. Dove costruirai una nuova stazione di servizio? Sul terreno che ti è costato di più o sul terreno che ti è costato di meno? Quanto hai pagato il terreno ora non ha più interesse. L’unica cosa importante da considerare è che se costruirai nel posto che sarà più trafficato, potrai avere molti più ricavi.

Spero che questi esempi ti abbiano chiarito il modo in cui il passato influenza e non influenza il futuro. Il passato condiziona le tue possibilità di scelta (non hai l’opzione di fare il medico, se non hai studiato medicina!). Ma quando devi fare una scelta, non guardare al passato, ma solo agli effetti futuri della tua scelta.

Come dice un proverbio… “non piangere sul latte versato”!

Ricordarsi le cose… quando serve!

Ti è mai capitato di dirti: “la prossima volta che faccio questo, devo ricordarmi di….”?

Alcuni esempi: la prossima volta che vado al mare, devo ricordarmi di portare gli occhialini per nuotare oppure la prossima volta che festeggerò il compleanno di mio figlio, devo ricordarmi di controllare di avere una videocassetta vuota per la telecamera oppure la prossima volta che produrremo questo articolo devo ricordarmi di modificare un parametro della macchina….

E se la prossima volta che farai questa cosa sarà fra 6 mesi o un anno, sei sicuro di ricordarti?

Un semplice ma efficace strumento utile in queste occasioni è la checklist: una lista di tutto quello che devi ricordarti di fare, portare, comprare (…e così via) in una determinata occasione.  Quando arriva quell’occasione o poco prima, puoi prendere in mano la checklist e usarla per essere sicuro di non dimenticare tutto quello che hai deciso di ricordarti quando l’hai scritta. E se poi ti accorgi che ci sono altre cose di cui vuoi ricordarti, puoi aggiungerle e così te ne potrai ricordare l’occasione successiva.

Queste sono alcune delle checklist che io normalmente uso (a casa o al lavoro) e che rinnovo periodicamente:

• compleanni/feste in famiglia
• pianificazione vacanze
• preparazione per vacanze
• preparazione feste di natale
• ripresa dell’attività di produzione dopo una fermata
• produzione di un nuovo prodotto
• chiusura della settimana lavorativa

Un ultimo suggerimento: non basta avere una checklist per ricordarsi delle cose… ma bisogna anche guardarla! Mi è capitato, infatti, di dimenticarmi di avere a suo tempo creato una checklist per una certa occasione e di avere così perso l’occasione per sfruttare quello che già avevo imparato e scritto. Per questo motivo, adesso mi riguardo quali checklist ho scritto una volta al mese, per non dimenticarmi di averle quando servono!

Usi delle checklist a casa o nel tuo lavoro? Vuoi condividerle nei commenti?

Non dimenticare quello che hai

Pochi mesi fa, mia cugina di 4 anni è stata travolta da un auto sulla strada vicino a casa sua ed è morta dopo pochi minuti.

Tante volte avevo sentito notizie come queste in televisione, ma è completamente diverso quando questo accade vicino a te. Per la prima volta nella mia vita, mi sono trovato davanti ad una bara bianca. Per la prima volta nella mia vita, ho visto i padri seppellire i figli. Mai avevo visto e sentito così da vicino il dolore.

Quei momenti sono ora più lontani, ma quello che ancora oggi mi fa pensare a quanto è successo è quello che questo ha prodotto in me.

Anche io ho dei figli e anche io ho un figlio di 4 anni. E quando ho guardato a lui dopo la notizia della morte di mia cugina ho pensato che lui era ancora con me. Mia cugina non c’era più, ma lui c’era.

Quello che è successo mi ha ricordato che non devo dare per scontato quello che ho e rende felice la mia vita e che il tempo con loro è molto più prezioso di quello che a volte posso pensare.

Ancora oggi mi ripeto: non dimenticare quello che hai.

Anno nuovo, blog nuovo!

Ho deciso di iniziare questo nuovo anno creando il mio blog personale.

Perchè inizio a scrivere questo blog?

Perchè mi piace scrivere. Perchè mi piace condividere quello che osservo, penso e imparo. Perchè scrivere mi aiuta riflettere su quello che osservo, a capire quello che penso veramente e a rafforzare quello che ho imparato.

Di cosa voglio scrivere in questo blog?

Di quello che avviene nella mia vita, di quello che attira la mia attenzione, di quello che mi piace e interessa. Non parlerò di predicazione, perchè su questo ho creato un blog specifico (Predica la Parola). Non parlerò in modo specifico della mia famiglia, perchè preferisco farlo sul blog di famiglia (privato). Parlerò, invece, di produttività individuale, gestione del tempo, organizzazione, crescita personale, leadership, comunicazione…

Perchè questo blog si chiama “recuperando il tempo”?

Perchè, come avrai potuto notare, la gestione del tempo è uno degli argomenti di cui voglio scrivere. Ma anche perchè, “recuperare il tempo” non significa per me solo “trovare il modo di fare una cosa in 3 minuti anzichè in 5 minuti”, ma soprattutto fare il migliore utilizzo possibile del mio tempo, in qualunque modo questo tempo possa essere utilizzato. Recuperare il tempo significa per me fare le giuste scelte, definire e seguire le giuste priorità, usare i momenti migliori del giorno per le cose più importanti, comunicare in modo trasparente ed efficace con mia moglie e i miei figli, motivare i miei collaboratori nel raggiungere gli obiettivi…

Questo blog nasce così da questa volontà di “recuperare il tempo”, condividere quello che imparo (e sbaglio!) e ricevere, se lo vorrai, i tuoi suggerimenti e consigli.