Vuoi ricevere risposte più rapide alle tue email? (2° parte)

Nel precedente articolo, ho spiegato l’utilità di utilizzare tutti i campi del messaggio.

Altri suggerimenti che ti posso dare per ricevere più velocemente una risposta alle email che invii sono:

1. Sii breve

Una lunga email, magari senza spazi o senza la suddivisione in paragrafi, scoraggia molto la lettura.

Ci sono siti web che promuovono email con non più di 5 frasi! Magari 5 frasi sono troppo poche (anche se ti incoraggio a provare a rispettare questa regola per qualche giorno!), ma sicuramente 2-3 paragrafi brevi sono molto più leggibili che un lungo paragrafo di 20 o 30 frasi!

Se poi è indispensabile scrivere in dettaglio in merito ad un evento o ad un problema, prova a farlo con una relazione da allegare all’email e usa il testo dell’email per riassumerne il contenuto e “invogliare” il destinatario ad aprire l’allegato e leggerlo.

2. Sii chiaro

Cosa ti aspetti dalla persona a cui stai scrivendo? Qual è esattamente la domanda a cui vuoi una risposta? Cosa deve fare il destinatario?

Potrebbe essere, ad esempio: approvare una relazione, completare un documento, fornire un dato mancante, spiegare qual è il prossimo passo, inoltrare ad un’altra persona…

Verifica che nella tua email sia chiaro quello che chiedi, evidenzialo o scrivilo direttamente nell’oggetto.

3. Aiuta il destinatario a risponderti

Fornisce al destinatario tutto quello che è necessario perchè possa darti una risposta:

• se la tua email riprende un argomento su cui vi siete già scritti, rispondi o inoltra l’ultima email inviata, in modo che sia facile per chi legge capire l’argomento e cosa già vi siete detti
• allega i documenti necessari, anche se li hai già inviati (così il destinatario non deve andare a cercarli)
• fornisce delle proposte o delle alternative

Nel prossimo articolo ti darò un ultimo suggerimento per ricevere risposte più rapide… a mio avviso, il più efficace!

Photo: http://www.flickr.com/photos/gsi-r/

Vuoi ricevere risposte più rapide alle tue email?

La posta elettronica è sempre più utilizzata per la comunicazione e ogni giorno riceviamo e inviamo sempre più email.

Spesso dalla risposta ad un messaggio che abbiamo inviato dipende la prosecuzione del nostro lavoro e così ci ritroviamo a controllare la nostra inbox per vedere se quella email è arrivata e sapere come andare avanti…

Possiamo fare qualcosa per ricevere risposte più rapidamente? Possiamo in qualche modo aiutare i nostri destinatari a risponderci più velocemente e a darci proprio la risposta di cui abbiamo bisogno?

Sono convinto di sì e voglio ora darti alcuni suggerimenti pratici a questo riguardo.

Il primo è questo: usa correttamente tutti i campi del messaggio.

1. “A”: il destinatario principale. La persona da cui aspetti la risposta o che ha la responsabilità di fare qualcosa. Molto importante che sia 1 e 1 solo! Se sono più di uno, si crea confusione ed ognuno potrebbe pensare: “risponderà lui… risponderà lei…” e così, alla fine, nessuno risponde!

2. “Cc”: tutte le altre persone che possono essere interessate dalla comunicazione, che è opportuno che sappiano della richiesta fatta, ma a cui non è direttamente richiesto di rispondere. 

3. “Ccn”: permette di inviare il messaggio ad un destinatario senza che il suo indirizzo sia visibile agli altri. E’ consigliabile usarlo per comunicazioni circolari (non fa piacere che il proprio indirizzo email sia reso pubblico!!) oppure per problematiche particolari di cui si vuole informare una persona in modo riservato.

4. “Oggetto”: questo campo è spesso sottovalutato o addirittura ignorato. L’oggetto è, insieme al mittente, la prima informazione che ci appare di una email e, spesso, il motivo per cui apriamo o non apriamo subito il messaggio. Un oggetto in cui viene specificato chiaramente l’argomento (progetto, cliente, persona…) rende più facile e veloce la lettura dell’email. Quando sia possibile, è utilissimo indicare nello stesso oggetto la richiesta specifica per cui scriviamo, che potrà poi essere eventualmente approfondita nel corpo del messaggio. 

Non dimenticare, infine, che l’oggetto del messaggio può anche essere modificato! Se l’oggetto dell’email che hai ricevuto è, ad esempio, un generico “richiesta info”, puoi modificarlo e renderlo più preciso prima di rispondere o inoltrare il messaggio.

Per ora mi fermo a questo primo suggerimento e continuerò a scrivere sull’argomento in un prossimo articolo.

Prova a fare più attenzione a come usi i diversi campi questa settimana e, se lo vuoi, scrivi nei commenti la tua esperienza. Grazie.

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10 trucchi per il Blackberry

Stai utilizzando al massimo le potenzialità del tuo Blackberry? Vorresti risparmiare preziosi secondi ogni volta che lo usi?

Ecco 10 trucchi (più o meno conosciuti) che ti possono essere utili:

1. Premi spazio al posto del simbolo @ o del punto quando scrivi un indirizzo email.
   
2. Clicca spazio due volte alla fine di ogni frase e ti verranno aggiunti il punto e lo spazio e la lettera successiva sarà maiuscola.
   
3. Tieni premuta una lettera per renderla maiuscola.
   
4. Tieni premuta una lettera e passa il dito sul cursore/rotellina centrale per far comparire  la lettera con l’accento e i caratteri speciali.
   
5. Usa lo spazio per scorrere in basso lunghe email. Usa spazio + Shift (freccia in alto) per scorrere in alto.
   
6. Per cercare una parola in una email, premi la lettera C. Premila di nuovo per trovare le occorrenze successive.
   
7. Per andare al primo dei tuoi messaggi altro, premi la lettera D. Per andare all’ultimo (quello più vecchio) premi la lettera B.
   
8. Inserisci automaticamente i testi che utilizzi più frequentemente (ad esempio una firma, un saluto o risposte a domande frequenti). Apri una nuova email, premi il menù, vai a “modifica glossario”, premi menù e crea una nuova parola. Vedrai che puoi sostituire ad un acronimo (ad esempio “cs”) una frase intera (ad esempio “cordiali saluti”).
   
9. Per copiare e incollare, clicca su shift (freccia in su) e muovi il cursore/rotellina per evidenziare il testo. Premi il cursore/rotellina per copiare e incollare.
   
10. Aggiungi i nuovi contatti alla tua rubrica. Apri l’email, premi menù e clicca su “aggiungi contatto”.
    

Prenditi 5 minuti per provare quei trucchi. Sono sicuro che nel tempo risparmierai molto più di 5 minuti!

Se li hai trovati utili, condividi questa pagina con chi usa il Blackberry e se conosci altre scorciatoie scrivile nei commenti!

Grazie a Jason Womack per avere condiviso con me questi consigli.

Photo: http://www.flickr.com/photos/bq-al-ajaweed/

Scrivilo oggi!

Sono passati oggi 19 giorni dall’inizio del nuovo anno.

Hai già fatto una pianificazione del 2012?

Quanto a lungo sia possibile pianificare è diverso per ognuno di noi. C’è chi può guardare avanti 3 mesi, chi 6 mesi, chi magari è in una situazione così particolare da non riuscire a programmare la settimana prossima…

Al di là di queste inevitabili differenze, voglio, suggerirti di fare questo esercizio.

Quali sono le cose più importanti per te? Quali sono gli appuntamenti che non vuoi assolutamente “saltare”? O anche, quali sono quelle attività a cui tanto desideri dedicarti e che ti è capitato in passato di dovere ancora una volta rimandare? Ad esempio:

• la partecipazione ad un congresso importante per la tua professione
• la frequenza ad un corso di formazione per migliorarti nel tuo lavoro
• un week-end di relax con tua moglie
• un viaggio per trovare un amico che non rivedi da tanto tempo

Ora il tuo calendario per il 2012 è ancora probabilmente in gran parte vuoto. Prova a scrivere oggi sul tuo calendario questi appuntamenti, anche fra 3 o 6 mesi. (Se hai bisogno di un calendario compatto, da stampare su 1 pagina, ti consiglio questo).

Non sei sicuro se in quel periodo sarai libero o non ci saranno altre urgenze? Non importa… potrai sempre spostarlo in un’altra data. Ma ti assicurò che se non lo scrivi, sarà molto più difficile inserirlo quando verrà il momento e sarai forse sommerso da tante altre cose. Se lo scrivi ora, invece, sarà molto più facile che quello che è veramente importante per te possa realizzarsi.

photo: http://www.philoking.com

Due è meglio di uno..

Ricordi il vecchio spot di Maxibon?

“two gust is megl’ che one“…

Mi è venuto in mente pensando a quanto avrei voluto scrivere in questo articolo, in cui vorrei darti qualche esempio di come fare due cose è (spesso) meglio di farne una sola.

Nel precedente articolo ho scritto che uno dei modi per “creare” del tempo nelle vostre giornate è fare due cose contemporaneamente.

Premetto che non sempre questo è possibile, anzi, in alcune circostanze è anche poco efficiente. Per attività che richiedono molta concentrazione, infatti, consiglio vivamente di fare una cosa alla volta fino ad averla portata a termine o per un periodo di tempo in cui non siamo distratti da altro. (Su questo, scriverò un articolo in futuro…).

Quando, invece, è possibile associare ad una attività che richiede più concentrazione ad una invece più semplice o che, per abitudine, è ormai per noi “automatica”, consiglio vivamente di farlo. Naturalmente, non deve diventare una regola, perchè a volte è bello semplicemente fare una cosa per volta, per poterla apprezzare e godere al massimo.

Ecco alcuni esempi tratti dalla mia esperienza personale:

• viaggiare in auto e ascoltare un audiolibro o un podcast
• viaggiare in auto e fare delle telefonate (per questo puoi tenere sempre a portata di mano una lista delle chiamate da fare)
• scegliere di viaggiare in treno (anzichè in auto) e… leggere un libro, rivedere dei documenti, scrivere sul pc portatile
• pranzare con un amico o un collega (mangiare + parlare!)
• leggere un libro o un quotidiano mentre mangi (se non puoi farlo in compagnia)
• camminare/correre e ascoltare un audiolibro o un podcast
• fare semplici lavori di casa insieme ai propri figli
• fare sport insieme ad un amico (approfittando così dei tempi di viaggio o per cambiarsi per parlare insieme)
• leggere un libro mentre si aspetta dal medico, dal dentista…
• fare semplici sistemazioni a casa o in ufficio mentre si telefona (meglio ancora con un auricolare)

Ti invito a provare le “combinazioni” che ti sembrano interessanti, a chiedermi ulteriori informazioni e, soprattutto, ad aggiungere nei commenti quelle che tu stesso hai provato.

Dove è andato a finire il mio tempo?

Parlando con le persone della “gestione del tempo” ho notato come una delle affermazioni fatte più spesso su questo argomento sia: “vorrei avere più tempo per…” ed ognuno ci aggiunge “la famiglia, la lettura, lo sport” e così via. In altri termini, ci manca il tempo per fare le cose che vorremmo.

Cosa fare?

Non posso aggiungerti un’ora al giorno… ma posso darti questo consiglio. Per potere avere più tempo per le cose che vorresti, devi prima di tutto sapere come impieghi adesso il tuo tempo. Sembra una cosa banale, ma in realtà spesso non ci rendiamo veramente conto di dove vanno le nostre ore.

Ti consiglio di iniziare con un piccolo esercizio.

Prendi una parte della tua giornata, ad esempio il mattino (da quando ti svegli a quando inizi il lavoro) oppure la sera (da quando arrivi a casa a quando vai a dormire).

Senza prendere un cronometro, scrivi semplicemente su un foglio tutte le cose che fai in quel periodo di tempo. Poi, tieni con te questo foglio per qualche giorno per verificare che quello che hai scritto sia giusto.

Dopo, fatti queste 3 domande:

1. Ci sono delle attività che posso eliminare?
2. Ci sono delle attività che posso chiedere ad altri di fare?
3. Ci sono delle attività che posso fare contemporaneamente?

Rispondendo a queste domande, potrai “creare” del tempo per cose nuove, per le cose che ti piacerebbe fare.

Se hai trovato utile questo esercizio, condividi la tua esperienza nei commenti.

Photo: http://www.flickr.com/photos/bhermans/

Scrivi i tuoi sogni a matita

Scrivi i tuoi sogni. Non tenerli nel tuo cuore e nella tua mente, ma prendi il tempo per esprimerli a parole e descrivere dove vuoi arrivare e come sarà allora la tua vita. E’ il primo passo per poterli realizzare.

Scrivi i tuoi sogni, ma scrivili a matita. Non scriverli con una penna indelebile, ma con una matita che puoi cancellare per togliere, modificare e aggiungere.

Tante cose cambiano nella nostra vita: persone e cose che ieri c’erano ed oggi non ci sono più, opportunità che non ci sono più o che prima non c’erano. Il mondo stesso cambia sempre più velocemente e prende una direzione diversa da quella che tanti pensavano. Noi stessi cambiamo e vediamo la realtà oggi in modo diverso da ieri.

Allora perchè continuare a rincorrere un sogno che ora non si può più realizzare? Perchè continuare a scoraggiarti? Perchè non lasciare spazio ad un nuovo sogno? Perchè non cogliere la nuova opportunità che è lì davanti a te?

Certo, non voglio dirti di cancellare il tuo sogno alla prima difficoltà. Niente di veramente bello nella vita si può ottenere senza impegno e volontà da parte nostra e a volte anche per tanti anni. Ma quando arrivi a capire che una strada non ti porterà da nessuna parte, perchè continuare? Perchè non investire il tuo tempo e le tue energie in modi nuovi?

Non lasciare che i sogni non realizzati di ieri ti impediscano di realizzare quelli di oggi. Scrivi i tuoi sogni… a matita.

Dove sto andando?

Oggi la maggior parte di noi ha un navigatore satellitare che ci porta (quasi sempre…) “a destinazione”. Ma quando questi apparecchi non esistevano ancora, cosa si faceva? Si doveva usare una cartina? E se la cartina non c’era o non era sufficientemente dettagliata? Non rimaneva altro che chiedere indicazioni.

Anche in questo modo, però, l’arrivo a destinazione non era garantito:

• “Mi dispiace, non sono di qui”
• “Mhh… non ricordo”
• “Ah sì, prenda la prima a destra, poi al 3° semaforo a sinistra, avanti 300 metri, poi la 2° rotonda e la 1° sulla destra” (al 1° semaforo ci eravamo già dimenticati cosa dovevamo fare)
• “Certo, vada avanti per 100 metri e prenda la prima destra, poi trova una rotonda ed esce alla 1°” (ma dov’è quella rotonda?)

Non sempre era facile trovare una persona che era già stata nel posto dove noi volevamo arrivare e che fosse in grado di spiegarci chiaramente quale strada fare per arrivarci. Eppure, era proprio di quella persona di cui avevamo bisogno!

Tutto questo può avvenire anche nella nostra vita.

Che ce ne rendiamo conto o no, tutti noi stiamo facendo un viaggio lungo una strada che ci porterà ad una determinata destinazione. Lo stiamo facendo nel nostro lavoro, nelle nostre relazioni, nelle nostre finanze e così via… Certo, nella vita non tutto dipende da noi, ma le scelte, piccole o grandi, che ogni giorno facciamo ci porteranno ad una destinazione piuttosto che in un altra. Se abbiamo degli obiettivi per la nostra vita, non sono le nostre buone intenzioni che ce li faranno raggiungere, ma lo sarà prendere la giusta strada.

Ora, se fossimo già “stati” nella destinazione che vogliamo raggiungere, non ci sarebbe nessun problema! La difficoltà nasce dal fatto che nessuno di noi ha un navigatore che ci può dire minuto per minuto dove andare… Quindi, qual è la cosa saggia da fare? Fidarci solo del nostro intuito?

Se ti è capitato di dover andare in un posto sperduto nelle campagne, senza cartina e senza nessuno a cui chiedere, sarai d’accordo con me che l’intuito non basta. La cosa più saggia da fare è chiedere indicazioni a chi è già arrivato a quella destinazione.

Vuoi diventare un professionista esperto nel tuo settore? Chiedi a chi ha fatto quella stessa attività con successo per tanti anni di darti qualche consiglio. Vuoi avere una relazione bella e serena con i tuoi figli anche quando saranno grandi? Chiedi a un genitore di cui ora vedi un ottimo rapporto con i figli di condividere con te le sue esperienze.

Nessuno potrà dirci esattamente quello che dobbiamo fare, perchè le circostanze in cui ognuno di noi vive sono diverse, ma sarà sicuramente più facile ”non sbagliare strada” e non ritrovarci, forse, nella destinazione opposta a quella che volevamo raggiungere.

photo: www.guidaconsumatore.com

Non solo appuntamenti

Il calendario è lo strumento sicuramente più diffuso per la gestione del tempo e, a mio avviso, anche il più utile, soprattutto quando usato nel modo corretto. In questo articolo vorrei darti alcuni suggerimenti sul suo utilizzo.

Ecco alcune cose che ti consiglio di mettere e non mettere nel calendario:

1. Appuntamenti: l’utilizzo sicuramente più diffuso. Ricordati, però, di indicare sempre anche il luogo e, se necessario, l’indirizzo dell’appuntamento. Molto utile anche scrivere il numero di telefono della persona che devi incontrare (a meno che non sia già nella rubrica del tuo cellulare) in modo da poterlo velocemente chiamare in caso di imprevisti.
2. Compleanni dei nostri famigliari e amici, su cui ho già scritto in un precedente articolo.
3. Scadenze di qualsiasi tipo (predisposizione documenti, termine progetti, rinnovo contratti, pagamenti….).
4. Occasioni importanti per altre persone, che non richiedono la tua presenza ma che ti è utile ricordare. Ad esempio, la laurea di un amico, a cui non puoi partecipare ma a cui puoi fare una telefonata nel giorno giusto per congratularti con lui oppure un difficile compito in classe di tuo figlio, così da potergli mandare un SMS il mattino stesso per incoraggiarlo.
5. Giorni che precedono una scadenza impegnativa. Alcune scadenze che richiedono una preparazione ed un lavoro particolarmente intenso nei giorni precedenti. Ad esempio, io ho trovato molto utile scrivere “settimana prima di….” nei 7 giorni precedenti ad una certa scadenza, in modo da tale da evitare il più possibile di prendere altri impegni che mi rendono difficile la preparazione.
6. Appuntamenti con… te stesso! Se il nostro lavoro ci richiede di essere spesso con altre persone o di viaggiare, è importante avere regolarmente del tempo “tranquillo” (a casa o in ufficio) in cui potere risistemare i documenti, rivedere le cose da fare, pianificare le attività o, semplicemente, “pensare”. Ti consiglio di bloccare questo tempo nel tuo calendario, come se fosse un appuntamento, in modo che nient’altro possa “rubarti” questo tempo prezioso.
7. NON mettere sul calendario attività che non devono essere completate in un giorno specifico. Se lo fai, rischi di riempire le pagine del calendario e perdere di vista quello che deve essere veramente fatto in una data specifica. Inoltre, rischi di dovere trasferire da un giorno all’altro le cose che non sei riuscito a completare.

Ci sono altre cose che scrivi sul tuo calendario, nella tua agenda?

Photo: http://www.flickr.com/photos/asurroca/

Scusa, hai 1 minuto?

Quante volte hai sentito questo domanda? E poi, è stato veramente solo 1 minuto?

Le interruzioni interrompono il nostro lavoro, ci tolgono la concentrazione che avevamo raggiunto e rendono più difficile ripartire. Non è possibile evitarle completamente, ma vorrei darti ora qualche suggerimento per ridurle e renderle più utili, per te e per gli altri.

1. Pensa alle persone con cui ha più interazioni, pensa a chi ti interrompe o chi tu interrompi di più, e per ognuna di queste tieniti pronta una lista delle cose di cui devi parlare. In questo modo, quando avrai la possibilità di parlare con una persona, potrai affrontare tutti gli argomenti che ti sei segnato ed evitare successive interruzioni.

2. Quando vieni interrotto (oltre ad “approfittare” dell’occasione e utilizzare la lista di cui ho appena scritto) puoi chiedere a chi lo ha fatto: “ci sono altre cose di cui vorresti parlarmi“? In questo modo puoi evitare di essere eventualmente interrotto dalla stessa persona dopo poche ore. Meglio 10 minuti tutti insieme, che 1 minuto più volte al giorno!

3. Se sei nella possibilità di farlo (per la tipologia del tuo lavoro e la tua posizione) definisci dei momenti della giornata in cui non vuoi essere disturbato e altri in cui puoi esserlo (ad esempio, lasciando la porta del tuo ufficio chiusa o aperta).

4. Organizza uno o più appuntamenti giornalieri con le persone con cui collabori, in cui vi parlate utilizzando la lista di cui ho scritto. Negli altri momenti del giorno sarai così più tranquillo di non essere disturbato, a meno di urgenze.

Sono un problema per te le interruzioni? Come le gestisci?