Non solo appuntamenti

Il calendario è lo strumento sicuramente più diffuso per la gestione del tempo e, a mio avviso, anche il più utile, soprattutto quando usato nel modo corretto. In questo articolo vorrei darti alcuni suggerimenti sul suo utilizzo.

Ecco alcune cose che ti consiglio di mettere e non mettere nel calendario:

  1. Appuntamenti: l’utilizzo sicuramente più diffuso. Ricordati, però, di indicare sempre anche il luogo e, se necessario, l’indirizzo dell’appuntamento. Molto utile anche scrivere il numero di telefono della persona che devi incontrare (a meno che non sia già nella rubrica del tuo cellulare) in modo da poterlo velocemente chiamare in caso di imprevisti.
  2. Compleanni dei nostri famigliari e amici, su cui ho già scritto in un precedente articolo.
  3. Scadenze di qualsiasi tipo (predisposizione documenti, termine progetti, rinnovo contratti, pagamenti….).
  4. Occasioni importanti per altre persone, che non richiedono la tua presenza ma che ti è utile ricordare. Ad esempio, la laurea di un amico, a cui non puoi partecipare ma a cui puoi fare una telefonata nel giorno giusto per congratularti con lui oppure un difficile compito in classe di tuo figlio, così da potergli mandare un SMS il mattino stesso per incoraggiarlo.
  5. Giorni che precedono una scadenza impegnativa. Alcune scadenze che richiedono una preparazione ed un lavoro particolarmente intenso nei giorni precedenti. Ad esempio, io ho trovato molto utile scrivere “settimana prima di….” nei 7 giorni precedenti ad una certa scadenza, in modo da tale da evitare il più possibile di prendere altri impegni che mi rendono difficile la preparazione.
  6. Appuntamenti con… te stesso! Se il nostro lavoro ci richiede di essere spesso con altre persone o di viaggiare, è importante avere regolarmente del tempo “tranquillo” (a casa o in ufficio) in cui potere risistemare i documenti, rivedere le cose da fare, pianificare le attività o, semplicemente, “pensare”. Ti consiglio di bloccare questo tempo nel tuo calendario, come se fosse un appuntamento, in modo che nient’altro possa “rubarti” questo tempo prezioso.
  7. NON mettere sul calendario attività che non devono essere completate in un giorno specifico. Se lo fai, rischi di riempire le pagine del calendario e perdere di vista quello che deve essere veramente fatto in una data specifica. Inoltre, rischi di dovere trasferire da un giorno all’altro le cose che non sei riuscito a completare.

Ci sono altre cose che scrivi sul tuo calendario, nella tua agenda?

Photo: http://www.flickr.com/photos/asurroca/

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