Vuoi ricevere risposte più rapide alle tue email?

La posta elettronica è sempre più utilizzata per la comunicazione e ogni giorno riceviamo e inviamo sempre più email.

Spesso dalla risposta ad un messaggio che abbiamo inviato dipende la prosecuzione del nostro lavoro e così ci ritroviamo a controllare la nostra inbox per vedere se quella email è arrivata e sapere come andare avanti…

Possiamo fare qualcosa per ricevere risposte più rapidamente? Possiamo in qualche modo aiutare i nostri destinatari a risponderci più velocemente e a darci proprio la risposta di cui abbiamo bisogno?

Sono convinto di sì e voglio ora darti alcuni suggerimenti pratici a questo riguardo.

Il primo è questo: usa correttamente tutti i campi del messaggio.

1. “A”: il destinatario principale. La persona da cui aspetti la risposta o che ha la responsabilità di fare qualcosa. Molto importante che sia 1 e 1 solo! Se sono più di uno, si crea confusione ed ognuno potrebbe pensare: “risponderà lui… risponderà lei…” e così, alla fine, nessuno risponde!

2. “Cc”: tutte le altre persone che possono essere interessate dalla comunicazione, che è opportuno che sappiano della richiesta fatta, ma a cui non è direttamente richiesto di rispondere. 

3. “Ccn”: permette di inviare il messaggio ad un destinatario senza che il suo indirizzo sia visibile agli altri. E’ consigliabile usarlo per comunicazioni circolari (non fa piacere che il proprio indirizzo email sia reso pubblico!!) oppure per problematiche particolari di cui si vuole informare una persona in modo riservato.

4. “Oggetto”: questo campo è spesso sottovalutato o addirittura ignorato. L’oggetto è, insieme al mittente, la prima informazione che ci appare di una email e, spesso, il motivo per cui apriamo o non apriamo subito il messaggio. Un oggetto in cui viene specificato chiaramente l’argomento (progetto, cliente, persona…) rende più facile e veloce la lettura dell’email. Quando sia possibile, è utilissimo indicare nello stesso oggetto la richiesta specifica per cui scriviamo, che potrà poi essere eventualmente approfondita nel corpo del messaggio. 

Non dimenticare, infine, che l’oggetto del messaggio può anche essere modificato! Se l’oggetto dell’email che hai ricevuto è, ad esempio, un generico “richiesta info”, puoi modificarlo e renderlo più preciso prima di rispondere o inoltrare il messaggio.

Per ora mi fermo a questo primo suggerimento e continuerò a scrivere sull’argomento in un prossimo articolo.

Prova a fare più attenzione a come usi i diversi campi questa settimana e, se lo vuoi, scrivi nei commenti la tua esperienza. Grazie.

Picture: http://www.flickr.com/photos/rmgimages/


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