Vuoi ricevere risposte più rapide alle tue email? (2° parte)

Nel precedente articolo, ho spiegato l’utilità di utilizzare tutti i campi del messaggio.

Altri suggerimenti che ti posso dare per ricevere più velocemente una risposta alle email che invii sono:

1. Sii breve

Una lunga email, magari senza spazi o senza la suddivisione in paragrafi, scoraggia molto la lettura.

Ci sono siti web che promuovono email con non più di 5 frasi! Magari 5 frasi sono troppo poche (anche se ti incoraggio a provare a rispettare questa regola per qualche giorno!), ma sicuramente 2-3 paragrafi brevi sono molto più leggibili che un lungo paragrafo di 20 o 30 frasi!

Se poi è indispensabile scrivere in dettaglio in merito ad un evento o ad un problema, prova a farlo con una relazione da allegare all’email e usa il testo dell’email per riassumerne il contenuto e “invogliare” il destinatario ad aprire l’allegato e leggerlo.

2. Sii chiaro

Cosa ti aspetti dalla persona a cui stai scrivendo? Qual è esattamente la domanda a cui vuoi una risposta? Cosa deve fare il destinatario?

Potrebbe essere, ad esempio: approvare una relazione, completare un documento, fornire un dato mancante, spiegare qual è il prossimo passo, inoltrare ad un’altra persona…

Verifica che nella tua email sia chiaro quello che chiedi, evidenzialo o scrivilo direttamente nell’oggetto.

3. Aiuta il destinatario a risponderti

Fornisce al destinatario tutto quello che è necessario perchè possa darti una risposta:

  • se la tua email riprende un argomento su cui vi siete già scritti, rispondi o inoltra l’ultima email inviata, in modo che sia facile per chi legge capire l’argomento e cosa già vi siete detti
  • allega i documenti necessari, anche se li hai già inviati (così il destinatario non deve andare a cercarli)
  • fornisce delle proposte o delle alternative

Nel prossimo articolo ti darò un ultimo suggerimento per ricevere risposte più rapide… a mio avviso, il più efficace!

Photo: http://www.flickr.com/photos/gsi-r/

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